Il progetto DOCAREA intende dimostrare come l'organizzazione e la razionalizzazione del back-office costituisca un importante prerequisito per l’erogazione di servizi ai cittadini ed imprese efficaci nel rispetto delle leggi, della sicurezza delle transazioni e della privacy.

Il progetto realizza, per le oltre 250 amministrazioni pubbliche appartenenti a diverse regioni italiane del nord, centro e sud che fanno parte del network, l’infrastruttura tecnologica ed organizzativa di back office documentale per condividere soluzioni tecniche e metodologie organizzative che coprono a 360° la tematica dei flussi documentali.

Le aree di applicazione progettuale sono le seguenti:

• il ciclo di vita dei documenti: dalla nascita (quando ancora non sono documenti formali), durante la gestione dell’archivio corrente (esistono nei sistemi di protocollo degli Enti), fino alla loro conservazione (ingresso nell’archivio di deposito dove devono risiedere per 40 anni prima di passare allo Storico);
• la gestione e lo scambio dei documenti digitali ovvero come trattarli e renderli validi a norma di legge, come protocollarli quando è il momento, come firmarli digitalmente quando è necessario, come scambiarli all'interno all’Ente che con Enti diversi, come archiviarli e conservarli nel tempo;
• la tecnologia: l'impianto di EDMS, l’integrazione con i sistemi di protocollo, l’autenticazione e la firma digitale degli operatori, la posta certificata, l’archiviazione ottica sostitutiva, l’integrazione con i sistemi di workflow;
• l’aspetto giuridico, archivistico (con la sovrintendenza archivistica dell’Emilia Romagna) ed organizzativo (impatto con le strutture operative dei diversi Enti), punto di forza del progetto in quanto non vi sono ad oggi esperienze consolidate cui riferirsi.

Alla creazione dell'infrastruttura seguirà la realizzazione di 7 servizi finali alle imprese, rappresentativi delle possibili tipologie di servizi alle stesse erogabili.